一、总 则

第一条 为推进我院公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和教育部公文处理的有关规定，结合我院实际，制定本办法。

第二条 吉首大学张家界学院的公文，是学院在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治院和进行院务活动的重要工具。

第三条 公文处理的主要任务是：公文撰制、公文办理、办毕公文处置、公文管理等。

第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 本办法适用于学院一级的公文处理。各教学单位、职能部门的公文处理，参照本办法执行。

第六条 办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文处理工作并指导各教学单位、各职能部门的公文处理工作。

二、公文撰制

第七条 草拟。凡以学院名义上报和下发的各类文件：综合性文件由办公室起草，学院某一方面工作的文件由相应的职能部门起草。

第八条 核稿与签发。凡以学院名义发文，必须填写《吉首大学张家界学院文件签发单》，文件用A4型纸打印。拟稿部门呈主管院领导审核签字后交办公室复核，办公室根据工作相关性原则呈院领导会签,会签完后呈院长或书记签发。

核稿内容:是否确需行文，内容是否符合上级及学院以前的规定，行文是否符合行文规范，文字表达是否准确、规范、简练。对不符合要求的文稿，办公室可退回拟稿部门进行修改，也可与拟稿部门共同商量修改。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第九条 缮印与发文。文件签发后，由办公室统一安排文号、校核、制作及用印，发文原稿留办公室归档备查。

第十条 吉首大学张家界学院各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。

三、公文办理

第十一条 公文办理分发文办理和收文办理。

第十二条发文办理。凡以学院名义上报和下发的文件由办公室负责分发。各级各类文件在发出前必须填写发文登记薄，登记事项包括：文件名称、发送日期、发往单位、接件人等。然后进行检查分装，由办公室人员按发文对象及时发出。秘密文件和由专人批阅的文件，按核定的范围发送。

第十三条 收文办理。学院的外来公文由办公室统一签收，收文应填写收文登记簿。办公室主任根据公文性质和要求提出处理意见后，公文管理人员办理报送、请办、转发、督办等工作。属机密文件应要按保密要求由专人接收，送交收件人。

第十四条 学院内部请示、报告等公文，应经过办公室人员登记报学院领导阅批。办公室人员应当作好保管内部公文的工作。

第十五条 学院各教学单位、各职能部门可对下行文；对外行文只限于具体工作或业务联系，不得代表学院对上、对外行文。

四、办毕公文处置

第十六条 公文归档、保管、清退及销毁。公文办理完毕后，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），进行纸质和电子同步归档。要保证档案齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

五、公文管理

第十七条 文件发送及接收人员，应当遵守保密纪律，不得泄露文件内容。任何部门和个人不得私自销毁文件。

第十八条 办公室应当按照规定的范围组织好有关文件的传阅工作。文件不得随意借阅，文件的借阅范围应当和文件的传阅范围一致。

六、附 则

第十九条 学院原有文件规定与本办法相抵触的，依据本办法执行，本办法由学院办公室负责解释。

第二十条 本办法自发布之日起施行。