一、总则

第一条 为进一步规范学院印章管理，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）、《湖南省关于进一步规范印章业治安管理工作的通知》（湘公治[2006]45号）文件精神，特制定本规定。

第二条 学院印章、院内各单位印章的归口管理部门为办公室和党群工作部。

二、学院印章管理

第三条 学院印章包括中共吉首大学张家界学院委员会铜印、吉首大学张家界学院铜印、吉首大学张家界学院钢印及院领导交由办公室和党群工作部保管的签名章。中共吉首大学张家界学院委员会铜印由党群工作部管理使用，其他学院印章由办公室管理使用。

第四条 学院印章的使用范围。

1、中共吉首大学张家界学院委员会铜印使用范围为以中共吉首大学张家界学院委员会名义上报的文件（材料）、公函、学院公文、出具的有关证明等；

2、吉首大学张家界学院铜印的使用范围为经院级领导批准签发的以学院名义上报的文件、报表、院级合同、协议书、学院公文、院级证件（学位证、荣誉证、毕业证等）、通知、通告、布告、招生录取通知、证明、聘书、奖状、银行汇款单据、订货及保函、公函等；

3、吉首大学张家界学院钢印的适用范围为工作证、毕业证、肄业证、学位证、学历证明、名誉学衔证、学生证等证件；

4、院领导交由办公室和党群工作部管理使用的签名章，用于学生毕业证书、学位证书、荣誉证、聘书、名誉学衔证、学历证明以及以院领导名义签发的各种文件、合同等。

第五条 学院印章使用的审批。

1、常规性证书用印须先由用印申请人报各职能部门，经各职能部门审核，公章管理部门负责人审查后用印；

2、常规性公文用印，须经公章管理部门负责人认可后用印；

3、重要文本（各类合同书、协议书、计划任务书、申报材料、统计报表、职称职务申报表、登记、审查表、公函、证明材料等）用印，须经用印部门负责人和职能部门审核后，再送学院主管领导签字后用印；

4、因私出国申请须由部门提供准假证明，由组织人事部提供在职证明后用印；

5、银行兑汇单据、报关、订货及保函、外国人在华各类申请表、公派出国人员材料等用印，须经职能部门审查，指派专人办理，负责人签字，再由主管院领导审查签字后用印；

6、学生用印须经所在学部审核盖章后方可用印。需大量集中办理的学生盖章事务须由学部提供集中用印报告并派专人统一到公章管理部门办理盖章事宜。

7、其他特殊情况需用印者，须经公章管理部门负责人批准。

三、各单位印章的刻制与管理

第六条 本规定所指的各单位包括院内各学部、各行政管理部门、各党支部（总支）及相关职能机构。

第七条 印章的刻制。

1、各单位申请刻制印章，应出具刻制印章申请书，经单位负责人、分管院领导审批同意后，向公章管理部门提出申请，由公章管理部门统一办理刻制手续。

2、经学院批准新组建或改建的单位，申请刻制印章时，需向公章管理部门提交“刻制印章申请书”，并附学院或上级有关部门批准成立该机构的公文。

3、现有印章磨损不能继续使用的单位，申请重新刻制印章时，由用印单位向公章管理部门提交换发申请书，并于文尾拓具印模，标明制发日期，同时将磨损的旧印章交回公章管理部门，由公章管理部门进行换发登记及销毁。

第八条 印章的启用。印章刻制完成后，由公章管理部门在院内发文宣布正式启用，发文应注明正式启用日期，并附印模。

第九条 印章的管理。

1、各单位的印章应指派专人负责保管并参照本规定制定本单位印章的使用规定。管理人员必须政治素质高、保密观念强、坚持原则、富有责任心。印章保管场所必须安全可靠。

2、印章管理人员不得将印章随意委托他人代管、代取、代用。印章不得带离保管地，如因特殊情况需在保管地以外的地点使用印章，必须经学院或单位负责人批准，印章管理人员必须在用印现场监章。

第十条 印章的废止。

1、因磨损不能正常使用、损毁、遗失及因机构撤销、改建等原因，申请办理刻制新印章的同时，需办理旧印章的废止。

2、办理旧印章废止时，由公章管理部门发出正式废止印章的通知，同时废止印章交由公章管理部门统一保管，按规定集中销毁。

四、附则

第十一条 院内各单位严禁自刻公章，严禁伪造公章或使用伪造公章。对于出现上述情况的单位或个人，一经发现，将追究单位主要领导和相关个人责任。对于因此而造成违法、违纪及经济损失的，将依法追究当事人及主要领导责任。

第十二条 学院原有文件规定与本办法相抵触的，依据本办法执行，本办法由学院办公室负责解释。

第十三条 本办法自发布之日起施行。